راه حل جامع برای رفع مشکلات خیریه ها

میدونستید خیلی از موسسات نیکوکاری دارن تمام مشارکت های مردمیشون رو از طریق الکترونیکی جمع آوری میکنن و بخش اعظمی از فرآیند هاشون رو با استفاده از نرم افزار های تحت وب انجام میدند؟

اما وقتی میگیم نرم افزار خیریه تحت وب دقیقا منظورمون چیه؟

منظور ما نرم افزاریه که نه نیاز به کامپیوتر خاصی داره نه اینکه نیاز به نصب داره.

یعنی اینکه شما با یه کامپیوتر خیییلی ساده یا حتی تبلت و گوشی تلفن همراهتون، فارغ از سیستم عامل، مکان یا زمان با سیستم کار کنید. اگر یک نرم افزار خیریه تحت وب باشه باعث میشه توی شرایط بحرانی مثل سیل، زله، یا حتی شرایط کرونا، موسسه نیکوکاری شما نه تنها تعطیل نشه، بلکه بهتر از قبل به کارش ادامه بده.

خب پس به این نتیجه میرسیم که نرم افزار تحت وب یه سر و گردن از بقیه نرم افزار ها بالاتره اما اگر اون نرم افزار نتونه برای موسستون درآمدزایی کنه به درد نمیخوره.

خب پس نرم افزار خیریه تحت وبی به درد میخوره که بتونه درآمد شما رو هم افزایش بده. خب اگر بهتون بگیم حدود 200 خیریه در سطح کشور همین الان دارند از یک نرم افزار تحت وب استفاده میکنند که به خاطر داشتن سیستم جمع سپاری مالی درآمدشون رو چندبرابر کرده چی میگید؟

پورتال آرشیت همون نرم افزار خیریه است. این نرم افزار با استفاده از سیستم حرفه ای جمع سپاری مالی برای موسسات نیکوکاری باعث میشه موسسات نیکوکاری بتونن خییییییلی راحت با تعریف کمپین، مشارکت های مردمی رو به سمت خودشون سرازیر کنند.  تازه چون نرم افزار خیریه اشون تحت وب هست توی وقایع طبیعی که اخیرا اتفاق افتاد مثل سیل و زله با یه تبلت به اون مناطق مراجعه کردند و خدمات رو به خانواده های نیازمند ارائه دادند.

یه نرم افزار خیریه تحت وب دقیقا همون چیزی هست که موسسات نیکوکاری به اون احتیاج دارن و باعث میشه به راحتی آب خوردن موسسشون رو مدیریت کنند.

بهبود کیفیت فرآیند های داخلی یک موسسه خیریه مانند صندوق های صدقات، تاج گل ها، مدیریت مستمری و ساماندهی مامورین و ماموریت ها، رسالت اصلی یک نرم افزار خیریه است. رسالتی که سبب میشود یک موسسه نیکوکاری تبدیل به سازمانی چابک، به روز و هوشمند شود که تمام فرآیند های داخلی آن دارای دستورالعمل های گام به گام و تغییر ناپذیر است.

در نتیجه استفاده از نرم افزار خیریه در مدیریت فرآیند های موسسات نیکوکاری، چهار چوب اجرایی موسسات نیکوکاری، مدون و فرآیند محور میگردد.

اگر فرآیند های داخلی یک موسسه خیریه مدون باشد میتواند منجر به بهبود روند داخلی سازمان نیکوکاری شما گردد.

وجود سیستم مدیریت مددجویان یکی دیگر از نیاز های اساسی موسسات خیریه است که یک نرم افزار مدیریت خیریه باید بتواند آن را به صورت کامل پوشش دهد. اگر یک نرم افزار مدیریت خیریه نتواند مددجویان یک موسسه نیکوکاری را مدیریت نماید و بستری را ایجاد نکند تا خیریه ها بتوانند نیاز سنجی دقیقی از مددجویان خود داشته باشند، نتیجه ای جز شکست را برای موسسات نیکوکاری نخواهد داشت.

اما نرم افزار خیریه ای که بتواند با پوشش نیاز موسسات خیریه به سازماندهی مددجویان سبب ارتقا سطح خدمات رسانی موسسات نیکوکاری گردد و با ایجاد بستر علمی و دقیق برای نیاز سنجی مددجویان، روند پذیرش و احراز نیاز مددجویان را بهبود ببخشد، میتواند تبدیل به یک خط مشی در میان واحد های یک موسسه خیریه شود و به همین دلیل تبدیل به ساختار یک خیریه گردد.

اگر ساختار و چهارچوب اجرایی و عملیاتی یک موسسه نیکوکاری در مقابل مددجویان خود، یک نرم افزار مدیریت خیریه اینچنین باشد، میتواند سبب بهبود فرآیندهای داخلی خیریه و همچنین افزایش رضایت مددجویان و در نهایت بهبود عملکرد خیریه میگردد.

یک نرم افزار مدیریت خیریه باید به گونه ای باشد که بتواند نیکوکاران یک موسسه نیکوکاری را سازماندهی و مدیریت نماید. به زبان ساده تر یک نرم افزار مدیریت خیریه باید بتواند همزمان یک سیستم مدیریت نیکوکاران هم باشد تا بتواند نیاز موسسات را در مدیریت و سازماندهی نیکوکاران پوشش دهد.

در نتیجه میتوان گفت نرم افزار خیریه ای میتواند برای یک موسسه نیکوکاری مناسب باشد که بتواند با قابلیت انعطاف پذیری، به شکل موسسات نیکوکاری درآید و همه نیاز های یک موسسه نیکوکاری را در همه ابعاد پوشش دهد

یک نرم افزار خیریه در نقش یک سیستم مدیریت نیکوکاران، میتواند کمک شایانی به بایگانی پتانسیل های داوطلبانه نیکوکاران، ایجاد بانک جامع نیکوکاران و همچنین ایجاد بستر ارتباط دو سویه با افراد خیر کند و از این حیث سبب افزایش مشارکت های مردمی و در نتیجه افزایش توان موسسات خیریه در خدمت رسانی به مددجویان گردد

در نتیجه اگر یک نرم افزار های خیریه قابلیت پوشش دادن نیاز های یک موسسه نیکوکاری را در مدیریت و سازماندهی نیکوکاران داشته باشد میتواند به بهبود روند مالی و خدمات رسانی خیریه ها نیز کمک شایانی نماید.

گروه جهادی چیست؟

در یک تعریف عام گروه های جهادی، مجموعه ای از افراد با دغدغه های اجتماعی هستند که فارغ از مقام، سن یا جایگاه اجتماعی خود، در راستای بهبود زیست افراد جامعه فعالیت میکنند. به صورت کلی گروه های جهادی با توجه به نیاز روز اجتماعی هدف گذاری خود را تغییر میدهند و به هیچ عنوان در یک حوزه مشخص فعالیت نمیکنند.

برای مثال ممکن است یک گروه جهادی در طول یک سال به افراد بی خانمان یا به اصطلاح عامیانه کارتن خواب ها کمک کند اما با فرا رسیدن عید نوروز در پی لباس عید برای افراد نیازمند باشند یا در تابستان به تجهیز منازل نیازمندان به وسایل سرمایشی بپردازند. یا با فرارسیدن پاییز و ماه مهر مشغول جمع آوری لوازم تحریر شوند.در بین تمام این این فعالیت ها ممکن است اتفاقاتی غیر مترقبه مثل سیل و زله هم برای بخش عمده از هموطنانمان مشکلاتی را به وجود بیاورد. گروه های جهادی بدون هیچ تکلف و یا وابستگی به حوزه خاص، به کمک هموطنانمان میشتابند.

در یک تعریف خلاصه میتوان گفت هرجایی انسانی مشکلی داشته باشد، گروه های جهادی همانجا هستند.

مدیریت یک گروه جهادی چه چالش هایی را دارد؟

چالش اصلی یک گروه جهادی زمانی معلوم میشود که بخواهد در یک منطقه آسیب دیده از بلایای طبیعی یا انسانی خدمت رسانی کند. دقیقا در همین زمان است که رفتار عادلانه و توزیع درست نیروهای کمک رسان تبدیل به یک چالش جدی میشود. از طرفی ممکن است عده ای از افراد سودجو نیز برخی از کمک های مردمی را به قصد استفاده شخصی استفاده کنند و در این میان، این موضوع تبدیل به چالشی عمیق برای موسسات نیکوکاری میشود.

پس میتوان گفت مهمترین چالش های یک گروه جهادی را توزیع عادلانه کمک های مردمی، جلوگیری از سو استفاده افراد سودجو، استفاده بهینه از نیروهای انسانی و افزایش بیش از پیش گستره خدمت رسانی دانست.

اما خبر خوب برای گروه های جهادی.

پورتال آرشیت همه این چالش ها را رفع کرده است.

گروه های جهادی با استفاده از پورتال آرشیت به عنوان یک نرم افزار مدیریت گروه های جهادی تمام این چالش هارا برطرف کنند.

گروه های جهادی میتوانند با استفاده از کد ملی هر فرد سوابق دریافت کمک آنها را بررسی کنند. در این صورت میتوان خدمات و کمک های مردمی را به صورت عادلانه در بین افراد نیازمند کمک تقسیم کنید.

از طرفی میتوانید با گروه بندی نیروهای داوطلب و مشخص کردن حوزه فعالیت آنها در نرم افزار مدیریت گروه های جهادی آرشیت، از موازی کاری هم جلوگیری کنید و نیروهای داوطلب خود را به بهترین شکل در مناطق نیازمند کمک تقسیم کنید.

نکته مهم تر این است که میتوانید کمک های مردمی داده شده به گروه های مختلف داوطلبانتان را ثبت کنید و به این صورت با گزارش گیری از اقلام تحویل شده به افراد نیازمند، راه را برای سو استفاده افراد سودجو نیز ببندید.

پورتال آرشیت راهی روشن در مقابل گروه های جهادی.

✅چرا موسسات خیریه، نباید برای مدیریت خیریه خود از نرم افزار های حسابداری استفاده نمایند؟

➖با توجه به گسترش روز افزون تکنولوژی در زمینه های مختلف و مستثنی نبودن موسسات نیکوکاری از این روند جهانی، میل و رغبت آنان به استقاده از نرم افزار های مدیریتی بیشتر شده است. دلیل این موضوع تسهیل فرآیند های موجود در موسسات خیریه است که این نرم افزار ها برای این موسسات به ارمغان می‌آورند.

اما نکته حائز اهمیت آنجاست که برخی موسسات خیریه به اشتباه از نرم افزار های حسابداری برای مدیریت فرآیند های داخلی خیریه خود استفاده میکنند. که این امر بدلیل تفاوت اهداف تولید نرم افزار های حسابداری، پس از مدتی موجب اختلالات گسترده در امر مدیریت موسسات خیریه میگردد. و بدلیل ورود اطلاعات مهم در این نرم افزار ها توسط موسسات خیریه، دیگر ریسک تخصیص زمان برای تعویض این نرم افزار ها را نمیپذیرند.

در ادامه قصد داریم به دلایلی بپردازیم که به استناد آنها نباید از نرم افزار های حسابداری به حای نرم افزار های مدیریت موسسات نیکوکاری استفاده نمود:

عدم شمول سرفصل های دلخواه خیرین:

➖گاهی اوقات خیرین موسسات نیکوکاری قصد پرداخت مبلغی در سرفصل خاصی را دارند. که آن مبلغ در سرفصل های استاندارد حسابداری نمیگنجد و یا حتی موسسه، تا پیش از آن مبلغی را تحت عنوان یا سرفصل مذکور دریافت نکرده بود. حال آنکه عدم توجه به خواسته نیکوکار برای ثبت مبلغ کمک در سرفصل گفته شده اش سبب دلسردی او از موسسه خیریه میگردد. پس باید از سیستمی استفاده نمود که علاوه بر ثبت مبالغ کمک خیرین در سرفصل های دلخواهشان، بتواند این مبالغ کمک را در سرفصل های مورد قبول و استاندارد حسابداری نیز بگنجاند. که این امکان در نرم افزار های حسابداری وجود ندارد.

عدم امکان رتبه بندی خیرین:

➖موسسات خیریه ممکن است طبق الویت‌ها و ت های خود، بر طبق مولفه هایی نسبت به رتبه‌بندی خیرین اقدام نمایند. مولفه هایی مانند مبلغ کمک، نیکوکاران معرفی شده، تعداد مددجویان تحت پوشش و. که بر اساس این مولفه ها میتوان نسبت به ارتباط با خیرین تصمیم گرفت و اقدام کرد.

سیستم های حسابداری به هیچ عنوان این امکان را در اختیار موسسات خیریه قرار نمیدهند زیرا در سیستم های حسابداری بدلیل ماهیت مالی که دارند، اهمیتی به بحث رتبه بندی خیرین نمیدهند. این در حالیست که این موضوع برای موسسات خیریه باید در درجه بالایی از اهمیت قرار گیرد. و توجه به آن سبب دلگرمی خیرین موسسه میگردد.

عدم وجود حساب کاربری برای خیرین:

➖دلیل استفاده از نرم افزار های مدیریتی در موسسات خیریه در یک کلام شفافیت است. شفافیتی که زاییده تفکری بروز و خیرخواهانه است. اما این شفافیت چگونه بوجود می‌آید؟ در پاسخ باید گفت زمانی موسسه خیریه شما تبدیل به موسسه شفاف میگردد که خیرین شما بدانند مبالغی که به شما بابت کمک پرداخت کرده اند در چه سرفصل هایی هزینه شده است. از طرفی دسترسی تمام خیرین به ریز این اطلاعات از نظر حقوقی و امنیتی نیز درست نیست. بهترین راه حل برای ایجاد این شفافیت آن است که تمام خیرین شما با حساب کاربری مخصوص خودشان بتوانند، سابقه کمک های خود را ببینند و حتی کمک آنلاین انجام دهند.

این همان ویژگی ایست که نرم افزار های حسابداری نمیتوانند برای موسسات خیریه بوجود آورند و در نتیجه بدلیل شفاف نبودن فعالیت های خیریه موسسه، پس از مدتی خیرین شما از کمک کردن به موسسه شما دلسرد میشوند. نتیجه این دلسردی در طول زمان ریزش کمک های خیرین و در نتیجه افت درآمدی و عملکردی خیریه است.

عدم امکان مدیریت اقلام اهدایی:

➖برخی از خیرین جدای از کمک های نقدی خود  اقلامی مانند لوازم منزل و یا مواد غذایی را به موسسه اهدا میکنند. شاید بتوان تعداد و نوع این اقلام را در سیستم های حسابداری ثبت کرد، اما مواردی مانند ثبت این اقلام در سابقه نیکوکاران و مدیریت فرآیند هایی مانند ثبت ماموریت برای دریافت این اقلام و تعیین ماموران و رانندگانی که این اقلام را جمع‌آوری میکنند را نمیتوان در سیستم های حسابداری گنجاند.وری میکنندآآسینرمسن

ناتوانی سیستم های حسابداری در ادای دیون شرعی سفارشات ذبح:

➖گاهی اوقات مبالغ کمکی که خیران به موسسه شما واریز میکنند صرفا جهت استفاده در ذبح گوسفند است و انجام این ذبح برای رفع دین شرعی محوله بر گردن موسسه خیریه بسیار با اهمیت است و استفاده از نرم افزار های حسابداری هیچ گاه نمیتواند شما را از انجام قطعی ذبح و ادای دین موسسه مطمئن سازد.

عدم ثبت اطلاعات مددجویان:

➖ثبت اطلاعات فردی و خانوادگی مددجویان مانند اطلاعات شناسنامه ای، اطلاعات محل ست، اطلاعات سوء سابقه، اطلاعات حساب بانکی، سوابق شغلی، سوابق مهارتی و . جزو آن دسته اطلاعاتی است که تمام موسسات خیریه برای تخصیص خدمات به آنها احتیاج دارند و نرم افزار های حسابداری امکان ثبت و گزارشگیری از این اطلاعات را به شما نمیدهند. همچنین نرم افزار های حسابداری امکان ثبت خدمات و گزارشگیری از خدمات دریافتی مددجویان را به شما نمیدهد.

عدم امکان ارزیابی و رتبه بندی مددجویان:

➖سیستم های حسابداری با توجه به ماهیت مالی که دارند با هدف مددکاری تولید نشده اند و موسسات خیریه برای ایجاد نظام رتبه بندی و تعیین الویت مددجویان همواره دچار مشکل میشوند. در نتیجه استفاده از سیستمی که یک نظام رتیه بندی را به موسسات خیریه اعطا کند تا بتوانند بر اساس مولفه هایی که خودشان آنها را تعیین میکنند نسبت به رتبه بندی مددجویان اقدام کنند، توصیه میگردد.

ناتوانی در مدیریت فرآیند های صندوق صدقات:

➖نرم افزار حسابداری توانایی اینکه فرآیند های مربوط به صندوق های صدقات همچون ایجاد صندوق در انبار صندوق، تخصیص صندوق به نیکوکار و درج ماموریت برای نصب یا تخلیه صندوق را نمیتواند پشتیبانی کند. همچنین در ارائه نتایج آنلاین ماموریت های صندوق صدقات نیز ناتوان است. دلیل این موضوع طراحی این نرم افزار هاست که با هدف تسهیل امور داخلی موسسات خیریه طراحی و اجرا نشده اند و فقط با دید مالی و به منظور ایجاد نظم در ساختار مالی تهیه شده اند و این دسته از موارد که در موسسات خیریه وجود دارد در آنها گنجانده نشده.

عدم توانایی در مدیریت فرآیند های تاج گل:

➖با توجه به وجود فرآیند های پیچیده در بخش تاج گل موسسات خیریه مانند انبار تاج گل، سفارش دهنده، مراسم مناسب برای تاج گل، محل نصب تاج گل، نسبت سفارش دهنده، آخرین تعمیر تاج گل و وضعیت آنلاین تاج گل هیچگاه توسط نرم افزار های حسابداری قابل مدیریت نخواهد بود. و فرآیند های پیچیده آن نیازمند نرم افزاری است که درک درستی از عملکرد داخلی موسسات خیریه داشته باشد.

جمع سپاری آنلاین:

➖شاید بتوان گفت بزرگترین نقطه ضعف یک سیستم حسابداری در موسسات نیکوکاری، همین نقص این نرم افزار ها در جمع سپاری مالی باشد. نرم افزار های حسابداری شاید بتوانند منابع مالی فعلی یک موسسه خیریه را نظم و ترتیب ببخشند اما هیچگاه ابزاری را برای جمع سپاری های مالی الکترونیک در اختیار موسسات خیریه قرار نمیدهند. در نتیجه استفاده از نرم افزار های حسابداری برای مدیریت فرآیند های داخلی موسسات نیکوکاری، پتانسیل عظیم موسسات خیریه در جمع سپاری الکترونیک را میگیرد و از این بابت صدمه ای جدی به موسسات خیریه وارد مینماید.

ضعف در ارتباط با خیرین بوسیله پیام کوتاه:

➖ارتباط با نیکوکاران از طریق پیام کوتاه برای وقایعی همچون پرداخت کمک، ثبت نیکوکار، ثبت صندوق صدقات و . و مناسبت هایی همچون تولد و سالگرد ازدواج خیرین و مددجویان، ویژگی ایست که موسسات خیریه با استفاده از آنها میتوانند به راحتی خیرین خود را حفظ کنند و آنها را تبدیل به یک خیر وفادار برای موسسه خود کنند اما نرم افزار های حسابداری به هیچ عنوان نمیتوانند این فرآیند ها و نیاز های موسسات خیریه پوشش دهند و از این حیث دچار نقص بزرگی هستند.

نتیجه گیری:

➖نرم افزار های حسابداری برای کمک به موسسات خیریه برای مدیریت فرآیند های مالی جاری موسسه و همچنین ثبت اسناد مالی و مستند سازی درآمد و هزینه بسیار کاربردی بوده و از این حیث این نرم افزار ها بهترین نقش را برای موسسات نیکوکاری ایفا میکنند. اما برای مدیریت فرآیند های داخلی خیریه و مدیریت موسسات نیکوکاری بسیار ضعیف و ناکارآمدند و برای مدیریت فرآیندهای خیریه، نرم افزار های مدیریت نیکوکاری و مددکاری توصیه میگردد.

چه نرم افزاری را برای مدیریت فرآیند های داخلی موسسات نیکوکاری انتخاب کنیم؟

➖ در حال حاضر پورتال نیکوکاری و مددکاری آرشیت به عنوان کاملترین و جامعترین نرم افزار مدیریت موسسات نیکوکاری در سطح کشور شناخته می شود که بهترین مکمل نرم افزارهای حسابداری برای موسسات نیکوکاری می باشد و استفاده از آن در کنار نرم افزار حسابداری می تواند علاوه بر مدیریت و بهینه سازی مالی موسسات خیریه، به قانون مندی و تعیین نقشه راه موسسات خیریه در انجام تمام فرآیند های مربوط به موسسات نیکوکاری، کمک شایانی می نماید.